Tutoriel

Les calculs dans Microsoft Word

Même s’il n’offre pas la puissance de calcul de Microsoft Excel, Word permet tout de même de réaliser quelques opérations de base.

Calculer dans le document

Les champs

Toutes les opérations dynamiques réalisées par le traitement de texte, se font dans une zone spéciale appelée champs.

Les calculs sont une partie de ces informations dynamiques, mais il en existe bien d’autres comme la date du jour automatique, la table des matières, les numéros de pages, etc. qui sont tous écris à l’aide des champs.

En clair un champ est une formule de calcul.

Créer un champ

En premier lieu, il convient de positionner le curseur à l’emplacement où insérer le champ.

Il existe plusieurs façons de créer un champ.

Champs automatiques

Ce sont des champs insérés dans Word lors de l’utilisation d’une commande du logiciel.

Par exemple quand l’utilisateur insère un numéro de page, celui-ci est conservé dans un champ.

Commande de menu

Pour utiliser une information particulière, vous pouvez passer par le menu « Insertion -> QuickPart -> Champ… ».

Vous pourrez ainsi utiliser un champ qui affichera le nombre total de pages du document. Information qui n’est pas accessible depuis les menus de Word. C’est le champ nommé « NUMPAGES ».

Capture fenêtre des champs Microsoft Word
Figure 1 : Insérer le nombre de pages du document.

Touche de raccourci

Il est possible de créer un champ vierge en utilisant la combinaison de touches [Ctrl] + [F9].

Microsoft Word affiche une accolade ouvrante et une fermante.

C’est équivalent à utiliser le menu « Insertion -> QuickPart -> Champ… », et choisir le champ nommé « =(Formule) ».

Capture fenêtre des champs nommés Microsoft Word
Figure 2 : Champ nommé "Formule...".

Calcul simple

Dans le document, à l’emplacement où réaliser le calcul, appuyez sur la combinaison de touches [Ctrl] + [F9].

Entre les accolades ajoutées par Word, réalisez votre calcul en commençant par le signe égal «= ».

{=}.

Ensuite, réalisez votre calcul : {= 5 + 10}.

Vous pouvez aussi passer par la fenêtre des noms de champs et cliquer sur le bouton « Formule ».

Capture fenêtre de création d'une formule
Figure 3 : Fenêtre des formule de Word.".

Les opérateurs de Word

Word comprends les principaux opérateurs mathématique, à savoir :

  • Addition (+).
  • Soustraction (-).
  • Division (/).
  • Multiplication (*).
  • Puissance (^).

Parenthèses

Il est aussi possible d’utiliser les parenthèses pour respecter la priorité des opérateurs.

{= 5 * (20 / 100)}.

Opérateurs de comparaisons

Il est possible de comparer des valeurs dans une formule.

Si le résultat est vrai, Word affiche 1, si le résultat est faux, le champ affiche la valeur zéro (0).

Dans l’expression {= 5 > 3}, le résultat sera 1 et avec la comparaison {= 5 < 3}, le résultat 0.

Les opérateurs de comparaison de Word
Symbole Signification
= Égal
< Inférieur
<= Inférieur ou égal
> Supérieur
>= Supérieur ou égal
<> Différent

Manipuler les champs

Basculer un champ

Pour passer du calcul au résultat, sélectionnez le champ puis utilisez la combinaison de touche [Alt] + [F9]. Vous pouvez appuyer sur le bouton droit de la souris sur le champ et choisir la commande « Basculer les codes de champs ». Dans ce menu contextuel, en choisissant l’option « Modification du champ… », vous ferez apparaitre la fenêtre des champs nommés.

Mettre à jour un champ

Mise à jour automatique

Une formule est recalculée :

  • À la création de la formule.
  • À l'ouverture du document.

Mise à jour manuelle

Si les valeurs qui impactent le calcul sont modifiées, Microsoft Word, n’ajuste pas automatiquement le résultat.

Pour cela vous pouvez bien sûr rouvrir le document. Mais il existe d’autres techniques.

  • Cliquez avec le bouton droit sur la formule, puis sur l’option « Mettre à jour les champs ».
  • Appuyez sur la touche [F9].

Pour mettre à jour l’ensemble des champs du document, commencez par le sélectionner complètement avec le raccourci clavier [Ctrl] + [A] avant d’employer la touche [F9].

Format de nombre

Il est possible de changer le format d’affichage du résultat.

Le plus simple reste de faire appel à la fenêtre des champs et choisir dans la liste son format.

Le format s’affiche à la suite du calcul. Il débute par un slash (/) et le symbole dièse (#).

Le format lui-même est écrit entre guillemets anglais (" ).

{ = 3 * 5\# "0,00" }.

Capture création format de nombre dans une formule word
Figure 4 : Définir un format de nombre.".

Code de format

Nombre obligatoire

Pour afficher des décimales, même si le calcul n’en possède pas, il faut utiliser le code zéro (0).

Ainsi la valeur 15 avec le code "0", affichera effectivement la valeur 15.

Avec le code "0,00", le résultat donnera 15,00.

Et avec le code "000", le calcul affichera 015.

Nombre optionnel

Un nombre ne sera effectivement affiché que s’il existe dans le résultat.

Le code "0,##", n’affichera pas de décimales si elle n’existent pas dans le résultat. Avec la valeur 15, c’est bien 15 qui sera affiché.

Mais si le calcul produit le résultat 15,8 alors c’est cette valeur qui s’affiche.

Tronquer un nombre

Tout ce qui se trouve à gauche du symbole « x » est tronqué, ce qui donne pour le code { =25375 \# "x##" } la valeur 375.

Si le symbole est placé après la décimale, c’est la partie entière qui est tronquée comme dans l’expression { =1,5 \# ",x" } qui affiche ,5 et non pas 0,5.

Nombre négatif

Un format de nombre peut se décomposer en plusieurs parties.

La première est le format du nombre si le résultat est positif ou si l’on n’a pas défini un format pour les nombres négatifs.

Pour créer un format pour les nombres négatifs, il faut l’ajouter à la suite du format pour les nombres positifs en les séparant par un point-virgule (;).

Le code "0,00; (0,00)" produit pour 15 l’affichage 15,00 et pour la valeur -15 l’affichage (15,00).

Valeur zéro

Il existe une troisième partie lorsque le résultat retourne la valeur zéro.

Avec le code "0,00; (0,00); Vide", si le résultat du calcul donne zéro, Microsoft Word affiche la mention « Vide ».

Créer un format

Il est faisable de créer des unités de nombre. Il suffit de rajouter cette unité à la suite du format de nombre.

Dans l’exemple { = 3 * 5\# "0,00 Litres" }, Word affiche le contenu 15,00 Litres.

Afficher un texte

Le texte doit être entouré d’apostrophe (touche 4 du clavier).

L’expression { =50 \# "00 'invités à ce jour.'" }, affiche le texte « 50 invités à ce jour. ».

Calculs à l’aide des signets

Les signets sont des noms que l’on donne à des zones du document.

La première utilité est d’atteindre rapidement une zone d’un long document un peu à l’image des noms de cellule sur Microsoft Excel.

Mais il est aussi possible d’utiliser un signet dans un calcul.

Créer un signet

Tout d’abord, sélectionnez la zone à nommer. Ce peut être un mot, une phrase, etc.

Ensuite sélectionnez la commande « Signet » du menu insertion.

Dans la fenêtre qui s’affiche, donnez un nom à la sélection dans la zone «Nom du signet ».

Cliquez sur le bouton « Ajouter ».

Capture fenêtre des signets de word
Figure 5 : Fenêtre des signets.".

Atteindre un signet

Relancer la commande « Signet » du menu insertion.

Sélectionnez le signet à atteindre.

Cliquez sur le bouton « Atteindre ».

Supprimer un signet

Toujours dans la fenêtre des signets, sélectionnez le signet à détruire et cliquez sur le bouton « Supprimer ».

Utiliser un signet dans une formule

Si dans un champ, j’ai la formule { = 3 * 5\# "0,00" }, et que les nombres doivent changer, il faut refaire le calcul dans le champ.

Mais ces nombres peuvent être situés dans le document et utilisés dans le calcul.

La première étape consiste donc à sélectionner les nombres dans le document et créer les signets.

Ensuite, il suffit de réaliser le calcul en utilisant les signets créés.

Le plus simple est d’utiliser la fenêtre des champs et choisir le champ « (Formule) ».

Il existe dans la fenêtre de formule la liste des signets contenus dans le document.

Il suffit de choisir dans cette liste le signet à insérer dans la formule.

Capture fenêtre formule avec signet dans le traitement de texte
Figure 6 : Signets impliqués dans le calcul.".

Bien sûr, si la valeur du signet change, il faut mettre à jour le champ.

Résultat formule avec signet dans le traitement de texte

Si le signet est supprimé, le champ renvoi le message « Erreur ! Signet non défini. ».

Calculs en cascade

Il est possible d’utiliser dans une formule, un champ calculé.

Capture fenêtre formule avec un autre calcul dans la formule
Figure 7 : Créer une formule à l'aide d'un champ calculé.".

Il suffit de définir un signet pour le champ calculé et l’utiliser comme les autres signets.

Résultat calcul en cascade dans le traitement de texte

Fonctions de calculs

Insérer une fonction

Quelques fonctions sont disponibles.

À partir de la fenêtre « Formule », choisir dans la liste la fonction désirée.

Capture fenêtre formule et choix d'une fonction
Figure 8 : Utiliser une fonction de calcul.".

Le nom de la fonction suit le signe égal, et il est suivi d’une parenthèse ouvrante et une fermante.

Arguments de fonctions

Les parenthèses permettent de saisir les arguments (ou paramètres) sur lesquels porte la fonction.

La fonction ABS() qui permet de retourner la valeur absolue d’un nombre attend donc en paramètre le nombre dont on souhaite calculer la valeur absolue.

La fonction { =ABS(5 - 8) } affichera la valeur 3.

Plusieurs paramètres

Certaines fonctions demandent plusieurs arguments. Ceux-ci sont séparés par un point-virgule (;).

C’est la cas de la fonction ROUND() qui arrondi un nombre.

Elle attend en premier paramètre le nombre à arrondir, et en second, à combien de chiffres après la virgule arrondir.

Ainsi la formule { =ROUND(5,357; 2) } affichera 5,36.

Liste des fonctions

Les fonctions de calcul de Word
Fonctions Objectif Formule Résultats
ABS Valeur absolue d’un nombre =ABS(-3) 3
AVERAGE Moyenne = AVERAGE(2 ; 7 ; 5) 4,67
COUNT Nombre d'éléments d'une liste =COUNT(2; 7; 5) 3
INT Valeur entière du nombre =INT(2,7) 2
MIN Plus petite valeur d'une liste =MIN(2; 7; 5) 2
MAX Plus grande valeur d'une liste =MAX(2; 7; 5) 7
MOD Reste d'une division =MOD(2017; 4) 1
ROUND Arrondir au nombre de décimales =ROUND(5,357; 2) 5,36
SIGN 1 si le nombre est positif, -1 s’il est négatif =SIGN(-5) -1
SUM Donne la somme d'une liste =SUM(2; 7; 5) 14
TRUE Renvoie 1
FALSE Renvoie 0
AND Opérateur logique ET
OR Opérateur logique OU
NOT Opération logique PAS
IF Test logique =IF(5>3; TRUE; FALSE) 1 (TRUE)
DEFINED(x) Vrai avec x valide et Faux en cas inverse

Fonctions imbriquées

Il est possible d’imbriquer les fonctions pour réaliser des formules complexes.

Ici l’expression { =IF(and(5 > 3; 4 = 4); TRUE; FALSE) }, affiche 1 (TRUE).

Calculer dans les tableaux

Il est fréquent de vouloir sommer une colonne ou une ligne d’un tableau. Les cellules du tableau peuvent recevoir des champs calculés et il existe des focntionnalités spécifiques.

Sélection de la zone de calcul

Arguments de position

Il y a plusieurs façons de faire référence à des plages du tableau.

Par position

Il existe des mots clés qui référencent une plage.

Référencer une plage du tableau
Mot clé Signification
ABOVE Au-dessus
BELOW Au-dessous
LEFT À gauche
RIGHT À droite

Ces mots clés permettent de facilement faire référence à des lignes ou des colonnes du tableau.

Exemple de calcul dans un tableau Word
2014 2015 2016 2017 Max
{ =SUM(ABOVE) } { =SUM(ABOVE) } { =SUM(ABOVE) } { =SUM(ABOVE) }
500 498 495 415 { =MAX(LEFT) }
603 651 622 684 { =MAX(LEFT) }
495 501 573 547 { =MAX(LEFT) }

Plusieurs positions

Rien n’empêche de combiner les positions, et l’expression { =SUM(LEFT, RIGHT) } est valide.

Ce champ, fait la somme des cellules situées à gauche et à droite de celle contenant le calcul.

Référence de cellules

Références A1

Tout comme sur Microsoft Excel, les cellules portent une adresse de la forme A1.

La première colonne portera la lettre A tandis que la seconde la lettre B et ainsi de suite.

La première ligne aura le numéro 1 la seconde le numéro 2, etc.

La première cellule possède donc la coordonnée A1 et la cellule située sur la seconde ligne et la troisième colonne l’adresse C2.

Exemple de calcul dans un tableau Word
2014 2015 2016 2017 Calcul
500 498 495 415 { =SUM(C2:D2) }
603 651 622 684 { =SUM(C3:D3) }
495 501 573 547 { =SUM(C4:D4) }

Conclusion

Bien sûr, Microsoft Word n’est pas un tableur, toutefois ses possibilités de calculs sont intéressantes pour des besoins ponctuels et simples.

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