Tutoriel

Planning perpétuel : Fin de partie

Un planning sur Excel

Le premier billet explique ce qui motive ma démarche à entamer cette série d’articles.

Le second reprend un planning sur Excel tel que le conçoit un utilisateur moyen. J’y explique en quoi ce fonctionnement est limitatif et peu fiable.

Dans le troisième, je propose une alternative plus élégante, stable et exploitable.

Le quatrième article propose la mise en place de notre planning.

Enfin dans ce dernier billet, je proposerais des pistes d’évolutions.

Et la suite

Maintenant que le planning fonctionne, je peux penser à certaines évolutions.

Ce sont des pistes de réflexions qui feront peut-être un jour une suite à cette série d’articles.

Temps libre

Week-end

Ce qui est facile à réaliser, c’est de changer les jours de week-end à conditions qu’ils soient consécutifs.

Pour l’instant le premier jour de week-end (samedi) est directement dans les formules de calculs et la fonction JOURSEM() prend en paramètre le code pour indiquer quel est le premier jour de la semaine.

parametre fonction excel joursem sur Excel

Il faut donc mettre aussi ce code dans une cellule et que les formules aillent chercher cette valeur.

Il reste à modifier la formule de la grille pour donner le bon code.

code region fonction excel joursem

Enfin dans la même formule, je remplace le premier jour du week-end.

jour ferie fonction excel joursem

La même opération doit être réalisée dans la mise en forme conditionnelle de la grille.

Jours fériés

La tâche est bien plus ardue car il faut modifier les dates et formules dans le tableau des jours fériés.

Informations sur les périodes

Il est possible de rajouter des colonnes pour reprendre des informations sur les périodes.

rajouter les période au planning

Assistance à la saisie

La préparation des données

Tous les tableaux fonctionnent sur le même schéma. Il devient donc simple d’automatiser ces actions.

Il ne s’agit que de macro-commandes simples qui se contentent de :

  • insérer une ligne en fin de tableau ;
  • recopier les formules de la ligne du dessus.

La suppression de lignes est plus simple et ne nécessite pas forcément d’être de suite automatisée.

L’accès aux données

Le but ultime est de réaliser des écrans de consultations et modifications des données et que l’utilisateur ne manipule plus directement les tableaux.

C’est l’occasion d’aborder de nouveaux aspects puisque nous plongeons dans le monde du développement.

Cela ne veut pas dire que ce soit compliqué, rébarbatif et ennuyeux. Comme pour le reste du projet, il faut de la méthode et un peu de bon sens et connaître quelques règles souvent simples.

Protection

En production, la protection des classeurs et feuilles devient essentielle.

Nous définirions les trois niveaux

Fichier

Concept

Cette protection est plutôt méconnue.

Elle se produit avant ouverture du classeur.

Elle permet de définir deux mots de passe.

Le premier pour ouvrir le classeur en lecture seule.

Le second pour ouvrir le fichier en mode écriture.

Mise en œuvre

Cette protection s’active lors de l’enregistrement du fichier.

Donc si le classeur a déjà été enregistré, il faut choisir la commande « Enregistrer sous… ».

En bas de fenêtre se trouve le menu « Outils ». Dans ce menu, choisir l’option « Options générales… ».

mot de passe fichier

Dans la nouvelle fenêtre, définir ses mots de passe.

definir mot de passe ecriture excel

Si un mot de passe existe dans la première zone, pour lire le classeur, il faudra donner ce mot de passe.

S’il y en a un dans la zone de modification, à l’ouverture du classeur, il faut donner ce mot de passe pour pouvoir modifier le classeur.

ouverture classeur lecture seule

Classeur

Empêche les utilisateurs de pouvoir afficher des feuilles masquées, insérer ou supprimer des feuilles.

Feuille

Nous pouvons interdire la modification de certaines cellules principalement celles contenant des formules.

Nous profiterons aussi de la possibilité de masquer des onglets.

Naviguer dans le classeur

Il devient important à ce stade d’imaginer un système de navigation dans le classeur.

Ce n’est pas vraiment compliqué à implémenter avec des liens hypertexte comme vous pouvez le voir sur la feuille d’accueil.

creer un lien hypertexte

Verrouiller

Il est aussi possible de prendre le contrôle total du tableur comme enlever les menus standards pour mettre ses propres menus, empêcher la fermeture du classeur selon certaines conditions, changer l’icône d’Excel, etc. mais nous entrons là dans le monde pur et dur du développement.

Conclusions

Travailler en tableaux

Vous serez toujours gagnant à séparer les données de la présentation et des affichages.

S’ouvrir des horizons

Travailler avec des tableaux c’est l’opportunité de multiplier les possibilités offertes.

Plus de possibilités d’analyse et surtout de façon plus structurée et plus simple.

Le nombre de questions demandé par filtres est multiplié.

Il serait même envisageable de produire plusieurs visions de notre planning. Nous pourrions avoir une vue plus adaptée qui affiche les absences d’un employé spécifique.

L’évolution du projet est plus aisée à réaliser qu’en partant d’une simple grille servant de réceptacle aux données.

Impacts négatifs

S’il y a plus de tableaux, l’ajout et la suppression des données se compliquent.

Mais les méthodes restent les mêmes pour tous les tableaux et consiste :

  • Insérer ou supprimer des lignes.
  • Copier des formules de calculs.
  • Saisir les données.

Prévoir n’est pas faire

Vous pouvez avoir une vision à plus ou moins long terme du projet.

Toutefois, tout n’est pas à faire dans l’immédiat au risque de s’y perdre.

Il faut en premier lieu s’occuper du fonctionnement interne du projet, sa mécanique.

Ensuite, il faut le mettre en test avec un projet concret pour détecter les erreurs éventuelles, les blocages.

Enfin le projet sera mis en production. Il est possible qu’une utilisation à plus grande échelle qu’un test, révèle de nouvelles failles ou obligations.

Une fois que le projet répond favorablement aux attentes, une évolution peut être envisagée pour répondre aux besoins déjà détectés, et nouveaux besoins qui pourraient naître suite aux tests.

Déterminer l’essentiel

Il faut donc hiérarchiser les priorités.

Dans le cas présent, c’est d’afficher des jours d’occupation dans un planning.

Cela fait, je peux effectivement m’occuper de la configuration de l’utilisateur.

Par exemple pour permettre de changer les dates de temps libre (week-end) et les jours fériés.

Je pourrais déjà prévoir un système de navigation dans le planning plus performant. Mais je veux en premier lieu déjà vérifier qu’il marche.

Si le système est simple et fiable, il sera facile de l’améliorer.

Je pourrais déjà verrouiller et/ou masquer des feuilles.

Mais pour l’instant, je restructure trop le contenu du classeur pour passer mon temps à poser et ôter les protections.

Je pourrais déjà réaliser quelques macro-commandes. Mais je dois d’abord valider qu’à la main, tout s’enchaine bien. Cela m’oblige à utiliser tout le potentiel d’Excel avant de mettre les mains dans le « cambouis ».

Surtout j’évite du code pour pallier un problème de conception.

Durée de conception

Le plus long fut de mettre au point la formule de la grille du planning.

La définition des tableaux a été simple à réaliser puisqu’ils sont peu nombreux contrairement par exemple à une application de gestion commerciale complète.

Même si elles font appel à des fonctions d’Excel, Les mises en forme conditionnelles sont basiques.

Il m’a fallu environ 04:00 pour réaliser ce projet. Un temps largement amorti par les possibilités offertes.

Apports du projet

Nous avons vu une manière efficace de conserver l’information en appliquant des règles simples.

Quelques fonctions de calculs ont été nécessaires. Bien sûr des fonctions sur les dates parce que je gère un planning, mais aussi des fonctions génériques utilisables dans tous les projets comme les fonctions de recherche, les conditions, et les fonctions de regroupement.

Le mot de la fin

J’espère que cette série d’articles, vous aidera à mettre au point vos projets sur Microsoft Excel.

Qu’il vous donnera les bonnes pratiques pour que votre travail quotidien sur le tableur soit facilité.

Téléchargement

Vous pouvez utiliser le classeur vierge mis à disposition.
Il a été réalisé à l’aide de Microsoft Excel 2010 en version 32 bits avec Microsoft Windows 7 lui aussi en 32 bits.

Ce classeur a été peu testé en situation réelle. Ainsi il est conseillé de l’utiliser avec prudence pour une utilisation professionnelle.

Je n’assure pas le SAV de ce projet qui n’est que prétexte à étude.

De la même manière je ne serais responsable en aucune manière de l’usage que vous faites du classeur ni des dommages qu’il pourrait occasionner.

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